1.命令是带有强制性
“打折”,是生活中常见的事。商店里的商品卖不出去,便要打折,以招徕顾客。对于打折老百姓总是欢迎的,而商家往往也能获得利益真可谓皆大欢喜。过程中走了样,变了形,致使企业工作难以有效进。
命令是带有强制性的法规文件或口头声明。众所周知,命令是管人最常见的表现形式,它可以文件的形式间接下达,也可以口述的形式直接下达。“有令必行”是管理工作的通则;反之,在执行过程中,命令被打了“折扣”,必定会达不到如期的效果。这种“折扣法”,在现代企业管理中时常是有的,或者说使命令在执行展。
可是,作为一个领导,如果你的命令被下属在执行中大打折扣,恐怕你不会高兴。打折的商品至少还能卖出本钱 (真正的跳楼价是没有的),但打折的命令,实实在在连一文钱也不值!
并且,你的下属敢对你的命令打折,很显然他们没有把你的权威放在眼里,甚至,他们根本没把你当上司看。这也说明,你对他们的管理是彻头彻尾失败的!
要想树立权威,就不要让你的命令打折扣!因为你的命令从某个方面说是代表了你本人。
那么,如何才能让你的下属彻底贯彻你的命令呢?答案简单地说,就是你一定要掌握向下属传达命令的技巧和方法,在下达命令的过程中向下属传达这样一种信念:我是你们的上司,我不允许你们把我的命令打折扣,否则后果,就在你的眼前。
2.你的命令合格吗
给下达命令并告诉他们做什么是一种需要技巧和专长的微妙艺术。如果你想要在你所选定的领域中获得高度的成功,人就必须知道如何通过你的命令指挥控制别人的行为,因为你不能一味靠着蛮力强迫下属去做你让他们做的工作,你必须学会如何运用特殊的领导手段让他们心甘情愿地为你效力,使他们既尊重你又服从你。
十九世纪英国著名的政治家迪斯累里在总结控制别人的行为的思想时得出结论说:“人是被话语统治着的。”你也可以用话语为你的思想和感情服务,你可以用你的方式去指挥别人按照你的意志行事并为你的目的服务,你也可以下达被认真贯彻执行的命令。
首先,作为领导,向下属发布命令,必须有一个理由、一个目的和一个承诺;换句话说,领导在发布命令时不要无的放矢,否则容易引起下属的不满,间接导致命令被打折扣。那么如何才能做到有的放矢?
第一,你一定要有发布命令的充分理由。换句话说,在发布命令时的第一个要求是要确定一个命令有没有存在的实际需要,在你工作中的某些行政细节既然已经成为日常工作的一部分,就没有再作为命令颁布一番的必要了。
第二,你在发布命令时一是要有一个目的。在你告诉别人做什么事情之前,确切地知道自己追求的是什么结果是绝对必要的。否则太多的命令就会像我院子中的野草一样无法控制。不完全、不明确,甚至模棱两可的命令将会使你得到同样酌结果。如果你都不能准确地知道你自己想干什么,那别人更不会准确地知道你要干什么。为了明确你追求的结果,你需要清楚知道这些事:我要做的事情是什么?为什么做这件事情是必须的?这件事情什么时候必须完成?要在什么地方完成这件事情?最适合做这件事情的人是谁?该怎样做这件事情?需要什么样的工具、设备和人员?做这件事情需要花费多少钱?你强迫自己去回答谁、什么、什么时候、什么地方、为什么、如何和多少这几个相关的问题。当你这样做了以后,你势必会改善自己发布命令的能力,也会使工作布置得更明确,并得到有效监督和利完成的技巧。
要牢记你应该永远将你的主要精力集中到结果上,而不要集中到方法上。这样你就能够在发布一条命令之前准确地知道自己要达到的目的。一旦你知道了你要达到的目标,你就要立刻把它告诉给你的下属。那么,完成这项工作应该说是毫无问题,你也会轻松地获得驾驭别人的卓越能力。
第三,你在发布命令时一定要给下属一个承诺。换句话说,在发布命令时要遵守的第三个要求是:要全面彻底地让一个人知道他在执行你的命令之后会得到什么好处。这样就需要你在告诉一个人做什么之前,全面地考虑一下形势,再在头脑中调换一下角色,以便你能够从他的观点来看待你的命令。那样的话,你就能准确地告诉他,他按照你的要求做事会得到什么奖赏,你必须适当地督促他服从你的指挥。就像如果你能在两点钟之前完成这个工作,你可以早下班顺两个小时,工资照发。如果你按照这个方法做,就能增加产品数量,就会挣到更多的钱。
不管你的命令是什么,执行命令的人总是首先要准确地了解在执行这个命令中他能得到什么。这样你就得让他知道:按照你说的去做会得到什么好处。当你打算告诉一个人如何改正他的错误时,更有必要这样做。要让一个人知道,当他按照你说的做了才能实现自己的基本需求和愿望,这可以使你发现什么样的潜在动机可以用来让一个人按照你的命令去认真地做事。如果你这样做了,你会发现命令别人并不是一件困难的事。
在大多数情况下,商业上或者办公方面的日常工作,通常都是按照以往建立的一些规章制度加以处理的,有的规章制度有明文规定,有些规章制度是约定俗成的。仅当某个规定要发生时间上的变化或者内容或程序上的变化时,才有必要发布一道命令。事实上,只有在下面的四种情况下,才是需要命令的:开始某个行动;改正行动中的一个错误,或者解决某一个问题;提高一个行动的速度,或者放慢一个行动的速度;终止一个行动。
如果你不需要二个命令,那就不要发布它,如果发布了,你会使自己看上去像一个傻瓜。同样道理,如果你需要发布一个命令去开始一项工作,那你就得马上发布。不要担心因为命令他做什么而伤害了他的感情。如果那;是你该做的事,那就做吧。
其次,命令要重点突出,不要面面俱到。如果你要把你的命令讲得过于详细和冗长,那只会制造误解和混乱。为了使你的指令叙述得简要中肯,你要强调结果,不要强调方法。为了达到这个目的,可采用任务式的命令。一种任务式的命令是告诉一个人你要他做什么和什么时候做,而不告诉他如何去做。“如何做”那是留给他去考虑的问题。任务式的命令为那些替代工作的人敞开了可以调动他们的想象力、主观能动性和独创性的大门。不管你的路线是什么,
这种命令的方式都会把人引导到做事的最佳道路上去。如果你是在为你自己做生意,改善了的方式和方法就意味着增加利润。
再次,命令要简明且容易使人明白,这样人们才会知道你想做什么,他们也就会马上开始去做。他们没有必要一次一次地回到你那里只是为了弄清楚你说的话。在多数情况下,一个人没有为你做好工作的主要原因就是他或者她没有真正弄明白你要做什么。如果你希望别人丝毫不走样地执行你的命令,那么命令的简单扼要是绝对必要的。这是你必须要遵从的一个牢固的规则。当人们准确地知道你所需要的结果是什么的时候,当他们准确地知道他们的工作是什么的时候,你就可以分散权威和更有效地监督他们的工作。如果你是经营商业或工业,或者在搞销售,甚至你可能在军队中服务,当你能确保人们准确地知道他们的工作任务时,至少你会享受到减轻你的工作压力和更有效地监督你的下属这两种具体的好处。
最后,下达命令不要太复杂,则要尽量简单。在军队中也使用同样的原则,简单是战争的一个准则。最好的计划应该是在制定、表达和执行上都不复杂的计划。这样的计划也更便于大家理解。一个简单的计划也会减少错误的机会,其简洁性也会加快执行的速度。在商业上,那些利润最多的公司都是在各方面力求简洁的公司,他们有简洁的策略思想,有简单的计划和执行纲领,对做决策的责任也有专门的安排,简化行政管理程序,取消繁文缛节,采用简单的直接联系。成功的商业公司各个方面都尽可能地保持着简单朴素的工作作风。
3.决定听令者的态度
不知你发现没有:当你下达命令时,有的下属显得犹豫不决——很显然,即使他执行了你的命令,也是十分的踌躇,那么执行的效果肯定要打折。切记千万不要给下属犹豫的机会!
你得明白为什么你的下属会犹豫不决。如以被命令者的立场来思考,就可以得到很清楚的答案。当一位个性温和、待人诚恳的经理命令你:“请你做这项工作。”之后又被一个表情严肃的科长叫去:“三点前,完成它。”你该怎么办呢?你会先完成慈祥的经理交代的工作呢?还是先完成严肃的科长命令的任务?由此可以了解,利用人性来下达有效率命令的重要性。
第一,大声下命令。若你的声音太小,有可能被下属误以为是在说一件不重要的事情,因此,你必须明确地表示:这是上司在对下属下命令。第二,在众人面前下命令。如此下属便能拒绝其他的任务,或者先完成你交代的任务。第三,表情严肃,并且威严地下命令。这并不代表逞威风,你必须让下属感受到你的斗志:你要的是他竟最大的努力来完成这项工作,谁也别想浑水摸鱼!若能如此大刀阔斧地下命令,相信一切事情皆熊如你所愿。
上述的方法必须在你已经相当熟悉自己的职务时才可使用。在初上任时,便运用这种方法,即有可能被周围的人嫌恶,说你是一个傲慢的家伙。
另一个有效的办法,是面对面给他下达命令,用你的身体语言和语气语调来传达你的想法。“命”这个字是由“口”和“令”组合而成的,亦即用口传达给对方的是件非常重要的事。或许有人认为,写在纸上传达比较不会发生错误。但是,用文书传达的命令较缺乏魄力。反倒上司口头命令说时,听话者即可分辨出任务的轻重缓急,并适时地完成它。工作若相当紧急,最好立即完成它。反之,若不是紧急的任务,下属就可以详细地做完调查,再呈一上份完善的报告。若你是以文书来命令“请调查报告X X文件”,相信你的下属是不会立即着手去做的。不过有一点请注意:面对面下命令对一定要看着对方的眼睛!
看着对方的眼睛,再简要地传达自己的意思。有人在说话时不喜欢看对方,如有这种坏习惯应该及早改正。
另外,说话时切忌用词草率,或者省略内容,这样可能无法明确地传达自己的意思。比如: “用平常的‘那个方法’就可以了!”“把‘这个’做成‘那个’!”使用这类含意模糊的句子,会有不良的后果。
如果下属中有比你年长的人时,在态度以及措词方面都必须特别留意。最重要的关键在于,虽然你必须对他下命令,但是,在平常时候,仍可表达适当的敬意。但是连名带姓称呼比你年龄大出很多的人,这并不为过。在相当正式的场合里,不需为此伤脑筋。你若表现得太在乎,反而会被周围的人误会为缺乏自信。因此即使对方是位年长者,也必须明白地说:“杨,这件事由你说明。”同样地,对于女性职员,也要注意自己的措词。不可太威武,亦不能太过拘谨。切勿轻浮地要求对方为你办私事。
按理说,主管都是叫下属到自己的办公室,再传达命令,但是,有时你不妨到下属那儿下命令。特别是在初上任时,如此做较容易给下属良好的印象。
若你听到如:“新上任的科长好像很高兴喔!”“他考虑的可真周到。” “你不觉得他太过于紧张吗?”之类的评语,也不需太在意,因为事实就是如此。你不需要提出反驳。这样的话,即使你的下属不太情愿,也不敢犹豫不决或找借口推托。
4.下属能理解你的命令吗
你的命令是否能得到贯彻执行,与你的下属对它的理解程度有很大关系。简单地说,他对命令理解的程度高,执行起来就非常顺利,即使有折扣也不会很大;反之则很可能大打折扣。
如何才能让下属完全理解你的命令呢?除了下属本身的能力之外,有三条规则是你要遵守的。
第一,让他们复述你的口头命令。这条规则是绝对不可忽视的。如果你破坏了这个规矩,事情就会出乱子。如果别人没有听明白你的命令,那你肯定不会得到希望得到的结果。要使这条规则成为一个硬性的规定去执行。很显然,当你一个人重复你的命令时,他可能一时会恼怒。他可能认为你这是在侮辱他的记忆力和理解力。这个你不用担心,有一个容易解决的办法。你只需说: “小王,你重复一下我方才说的话好吗?我想检查一下我有没有遗漏什么,或者说了什么不当的情况。”这个问题不就马上解决了吗?
第二,当他们没听明白的时候,你让他们向你提问题。如果一个人没有听明白你究竟想要干什么,他就会问你以便弄明白,这是正常的。但是如果是当着一群人发布命令,即使没有人问你什么,你也不能认为大家全都听明白了。在多数情况下,每个人都会有问题,只是碍于面子,不想在同事们面前暴露自己的无知。如果你怀疑确实有人没有听明白,你就使用第三种技巧。
第三,你向他们发问,用以证实他们是否听明白了你的命令。例如,你可以问:“你打算怎么理解这个问题?小李。”或者“对于处理这件事你有什么看法?小张。或者你可以问类似“你明白为什么是这样的吗?”的问题。
如果你希望一个人在他的工作中发挥出最大的能力,希望他把工作做得非常出色,那么你就要告诉他你让他做什么,什么时候做,但不要告诉他如何去做。让这个人自己去想做它的办法。这样就能迫使他动脑筋,发挥自己的主观能动性去完成任务,这就叫做任务式的命令。任务式的命令能够增强人们的责任感,每个人都会感到自己是那个组织中真正有贡献的成员之一,没有一个人被冷落在板凳上。
使用任务式的命令能使你获得驾驭下属的卓越能力,你甚至可以在自己的家庭里使用这种类型的命令。使用这种技巧,你就不必一样一样地告诉你的下属做什么、该怎样做了。你只需让他们知道你需要什么,什么时候需要,然后让他们自己动脑筋去想该怎么做。这有助于发展他们的主观能动性和他们的独创精神,也能教会他们如何自立于人世。
使用任务式的命令法,你不但可以管好下属,并且使他尽力发挥自己的创意,把命令执行得超出你的意料之外。
5.确保命令的执行
命令并不是向下属发布之后就没事了,信任下属当然有必要,但你的监督也必不可少。切记,即使在你日理万机、分身无术的情况下,也不要放弃监督的权力!
为什么有许多命令或指示下达后总是受阻呢?就是因为领导没有监督自己的命令的执行情况。就像这种情况:你发布一条命令,大家听明白了,你笑了,你感到心满意足,你认为自己做了一件很棒的事。你回到你的办公室,端起茶水看早报,一切顺利,天下太平。这期间,事情进行得很顺利。你的命令被执行得适当而迅速,你可以高枕无忧地去钓鱼,事情能是这样吗?不会的,绝对不会的。为什么呢?
因为一个没有检查监督的命令就不成其为命令,这只是一种美好的想法。要保证工作顺利进行,你的命令就必须得到认真地贯彻,你必须自己亲自去检查工作,因为下级不敢忽视上级的检查。不检查总会有疏忽!检查一个人的工作,以便督促他能够很好地执行你的命令,但也不能伤害一个人的感情,所以这也是一种艺术。监督过度会毁坏一个人的主观能动性,监督不够对执行命令也很不利。要监督还得考虑不要引起被监督者不满的最好方法是:随时到工作现场走走、看看。你的露面对于能使一个人保持紧张的工作状态起着有力的督促作用。
看着和被看着已经是一种陈旧的说法,也不见得就恰当,但它都是有效可靠的,你确实应该善于运用这种技巧去保证你的命令被认真地贯彻。怎样检查下属的工作并且知道他们是否认真工作了呢?下面的方法可以解答这个问题。
你可以每天要专门拿出一点时间检查工作。每天都要检查你所管辖的工作的一部分。但不要每天都在同一时间检查同一内容。要变换时间,也要变换检查的内容。有时在上午检查,有时在下午检查,如果要是两班倒或者三班倒的话,夜班时也要检查。不要让任何人逍遥在外。
你还可以你检查工作之前,仔细思考一下你要检查的重点。在你检查工作之前,要反复琢磨一下你的检查重点,那样你就不至于白走一趟,下属们也不见得能对付过去,你总要表现出很内行的样子,实际上你早已是这方面的专家了。最好你每次检查的内容不要少于三点,但也不要多于八点。每天都要有变化,这样,用不了多长时间你就会把全部工作程序和工作任务都检查到了。
你须要有选择地检查。你在检查工作的时候,不要泛泛地检查,要有所选择地检查几点,其它方面就不必看了。不要想在一天里把什么都看到,实际上你也做不到。这种检查制度要坚持下去,不要让任何事情分散你的精力,也不要让任何事情打断你的例行公事。这样,你所管辖下的整个工作都会有条不紊地顺利进行。
同时,你的检查时要有重点。 检查时你要按照你选择的重点进行检查,而不是按照你的下属为你提供的重点进行检查。如果你没有自己的重点,那你就可能被人家牵着鼻子走。你时刻不要忘了谁是检查者,谁是被检查者。
你永远要越过权力的锁链。这一点是绝对必须的,毫无例外。没有其他任何类型的检查是会令人满意的。不要问你下属的管理人员他们工作得怎么样,你知道他们会怎么回答。你必须亲自下到工作场地去,只有这样你才能看到你想知道的东西。作为一种礼节,那个部门的管理人员肯定会跟随着你,但你不要问他任何问题,你要对他管辖下的人提一些问题,这是你能够得到直接回答的惟一途径。
你要多问问题。要记住,你检查工作是为了更多地了解情况,而不是让别人了解你。所以你要多问,细心听取回答。让你的下属告诉你他们怎样改进了自己的工作。如果你让他们说,他们是会告诉你的。毕竟大多数的人还是希望把工作做得更好的。
你要重新检查你发现的错误。如果你不能采取必要的行动改正你曾经发现过的错误,那么这样的检查就没有太大的价值。既然发现了错误,就有必要重新检查。为此要建立一个制度,要对你下达的改正命令实行监督,以便能够得到贯彻执行。
切记,一个命令如果缺乏监督和检查,那么和没有这个命令毫无区别!
总之,领导在向下属发布命令时才能做到心中有数,不乱发布命令,不用狂傲的态度发布命令,发布命令时会替下属着想。发布命令之后甚至还会隔一段时间就去了解一下命令被执行的情况。因此,切忌让你的下属折扣命令,大有裨益,至少是:统一观念,集中精力,有序工作,明确方向,逐步完善。没有命令,下属就会一盘散沙,企业就会失去措施和方向。因此,命令是使企业上下一致,同心协力的规范措施,理当重视,不可视为平常;否则你就是把玩命令,自惭形愧,易失去管理者的权威。命令就是权威,权威服务于管理。请你成为一个管理权威!