《谍影重重》是我热爱的系列电影,即便男主角一度更换,拍摄时间横跨十四年,我对它的喜爱却始终无减。若用一句话来说,这是一部中情局要追杀一个失控的人间凶器,最后却失败的故事。在第一集里,马特·达蒙忘了自己是谁,却记得所有精心训练过的杀人技巧,中情局派去解决他的杀手克里夫·欧文,在中枪断气之前,马特·达蒙问他:“你们还有哪些人?”欧文回答:“我一个人,跟你一样,我们都是单独行动。你是谁?罗马还是巴黎?”
我现在的生活大概就是这样,手机里同时有数个时区的时间之外,讲什么都用城市作代名词,一起工作的伙伴也不会搞混:“你有跟旧金山(指人)说吗?对,就跟马尼拉(指项目)一样,香港(指地方)可能也要。”大部分国家只有一个人,所有文件都上云端,没有实体办公室,没有同事,甚至没有人管你上下班时间,只有自己“一个人”。
2013年,雅虎前首席执行官玛丽莎·梅耶尔取消在家上班政策,引起一片哗然,批评者说:“都什么年代了,你为什么还硬要员工在同一时间,坐在同个空间里才能工作。”早在雅虎创立之前,IBM从1983年就开始推动远程办公,从当初实验性质的两千人,到2009年,IBM在全球173个国家中已约有四成员工(386000人)根本用不到办公室,IBM也因此省下约两亿美金的租金、水电等费用。令人意想不到的是,IBM在收益连续下跌20季之后,于2017年3月取消在家上班的选项,面对此项变革,有人认为是困兽之斗,也有人认为这证明了远程办公根本行不通,难怪苹果、谷歌这些公司打从一开始就明确规定大家都得进办公室。根据盖洛普抽样调查,美国目前有43%的工作者是全时,或至少部分时间在家上班。究竟在家远程办公与到办公室上班,哪个形态较有效率,两派都有研究结果支持,但说到底,其实最有关系的,还是工作形态。
集中办公的沟通效率
若工作内容主要是跟客户往来,像是顾问、保险业务员,或是可以独力完成的工作如专栏作家,硬要把人放在同个办公室里集中办公,似乎没什么道理。但如果是需要和同事频繁沟通的工作,诸如工程师开发团队,在同一个环境工作,只要转头就可以互相讨论想法,则是任何科技都比不上的效率。
加州州立大学圣地亚哥分校和尔湾分校合作的一项研究要模拟一架波音727班机发生的状况,以及机组人员的沟通过程与模式,并进行记录与分析。实验中全程录音,录到以下内容:
一位机组员发现可能漏油,马上说:“状况不太对!”机长:“嗯……”副机长:“喔喔喔。”
然后问题就解决了。(什么?!)
研究者对照录音与影像后,发现在如此高效率的沟通过程中,许多信息的传达都是靠肢体动作、声音、表情来完成。发现漏油的机组员把身体转向机长与副机长,指着有问题的两个读数,然后用一连串手势指着仪表板,机长和副机长点头,用手比了OK,把油转到另外一个引擎,问题解决。全程只花了24秒。同样的状况,如果这三个人同时身在不同的地方,不管是开视频或拍照,把仪表板数值传给其他两人,或通过任何即时通讯,应该都无法在这么短的时间内完成沟通。
身为一个专业的内向者,这个研究结果对我来说简直是晴天霹雳,因为我想不到有比在家上班更好的工作环境——从**到书桌的通勤时间只要10秒、可以素颜穿睡衣、不用在下大雨的高峰时间出门、不用在会议室里花费许多无谓的时间,甚至不用特别早起,只为了享用30分钟的无人办公室!我现在的工作就是这般梦幻——不止一个人在家上班,周边城市甚至都没有同事,就算一整天睡死,等最近的同事杀过来至少也要搭两个小时的飞机……简直无敌。
但讲到沟通效率,确实在某些需要频繁讨论的工作项目中,远程办公较不吃香。我总得先和同事约好时间视频,准备好议程与资料,讨论完就下线;不会在茶水间遇到同事,顺便问一下项目的进度;不会听到同事电话内容、不小心瞄到他电脑上的东西,就知道他在处理什么,还有工作量如何。更重要的是我只有一个人,无论是天灾人祸,还是指甲扭到,身在其他国家的同事都不会知道,就算知道了也帮不上忙。我只能自己想办法继续承担工作。
在家上班听起来很理想,但天底下没有完美的事,许多状况下要承担的问题更多、更困难。尤其担任管理职之后,沟通成本变高,主动沟通受限,要等别人有空或上线才能回答问题。单兵作战,远水救不了近火,以致成败都在自己身上,所以压力也会比较大。毕竟“各自专心工作”跟“彼此沟通顺畅”本来就是难以两全的事。
你适合远程工作吗?
在成为全职的远程工作者前,其实我已经进行了长达两年的兼职远程办公实验,一路上胜任愉快。但真的要转为全职远程工作者时,大家还是语重心长地劝我:“你自己要想好喔,你不是工程师背景,以后远程的工作不会太多。一旦习惯远程,就回不去每天通勤打卡的日子了喔。”
虽然如此,内向者如我还是飞蛾扑火般地奔向每天自己吃午餐的日子。如果你目前也有全职远程工作的机会,不妨参考远程工程师亚历克斯·曾当初评估进入全职远程工作的三个考虑维度。
远程工作的考量点
个人身心健康
诸如“我会不会觉得寂寞?”或“我在家里工作会不会分心?”甚至“我会不会因为远程而打乱工作与生活之间的平衡?”
能否完成工作
诸如“我会不会怀念办公室内的聊天?”或“沟通会怎么进行?”甚至“同事会不会忘了有我这个人?”
职业发展
诸如“我能否自己处理重要项目?”及“远程工作该如何升职?”还有“我是否有办法在远程工作的环境里成为主管?”
听说成日埋首写程序的工程师因为工作太复杂,很难向外人说明白,所以更容易觉得寂寞。我的工作性质虽与信息工程师不同,但还是可以分享一下身为文科远程工作者的工作状况,以及可能遭遇的疑虑。
远程工作的疑虑
孤独、寂寞对我来说,完全比不上“自己单独工作”的吸引力,加上我的工作性质常需要对外沟通、开会、出席社交活动,内容较多元,因此严格来说,我的工作并不是待在咖啡厅就可以完成的工作,而且我们的团队感很强,有的同事还会在他起床我睡觉前先彼此小聊一下,增加亲昵感。
工作上比较大的挑战,反而是如何取得生活与工作之间的平衡。因为要配合各地时差的关系,我每天大概从早上7点前就开始工作,晚上11点才能结束,有时甚至会延迟到凌晨1点。优点是不用通勤、有网络就可以上工、实际工作时数很扎实,但必须很刻意维护,才不会因为这般便利性而牺牲掉家庭与私人时间。举例来说,我规定自己周末不接活动,除非可以同家人一起参与,工作日晚上也要与家人协调后才会出席活动。
内向者通常比较专注、不容易受外力打扰,旁人好奇的“会不会看电视就不小心看了两小时”或“会不会看到床就想睡”对我来说都还没发生,反倒常因为身边没有同事,不小心就专心过度,一抬头才发现早就过了午餐时间。另外,比较大的困扰是亲朋好友的请托,例如“反正你都在家,帮我收一下快递”或“你没事嘛,帮我跑一趟银行”——实际上我也要出门和开会,远程工作不代表没工作呀!
常见的远程沟通方式
再怎么内向的人还是需要人际互动,沟通应该是远程工作最有挑战性的部分,毕竟不像在办公室里面,转个头、打个电话,或在走廊堵人就有办法讲到话。工作成员散布在五湖四海,我甚至听过一起创业却连对方长相都不知道的案例,这种情况要创造向心力也不容易。然而良好的沟通是完成工作的基石,远程工作经验3年的软件工程师尤川豪就归纳要有效率地远程办公,至少需要两项技巧:改变沟通方式与掌握足够的沟通工具。就工具来说,包含对方不一定会马上回复的电子邮件,同步的即时通讯、视频会议、电话会议,以及多在建立团队关系、解决复杂的问题的当面沟通。另外,项目管理工具如Trello也是远程工作者的好伙伴。我们可以依照主动、被动程度,选择不同沟通工具,例如不急或不复杂的事情就不要开视频会议,也需要以被问的人、接收信息的人为主,根据答复做出反应。
没有完美,只有适合与否的工作方法
“在主管看不到我的情况下,我要怎么被主管看到?”这应该是远程工作者面对升迁的重要议题之一。亚历克斯·曾分享他自身的经验,其实在远程环境中,工作成效反而更容易呈现,相较于在办公室中,主管只能看到“你在不在座位上”,远程工作因为必须运用许多协作、项目管理系统,凡做过必留下痕迹。至于实际的升迁,远程工程师朱利亚·埃文斯的建议是借由沟通与不同团队成员保持良好关系,以及找到好的远程工作楷模。我自己的经验也有类似的答案,当初远程办公一段时间后即被破格升迁,回头想想,应该也是因为当时的我一直想着要怎么多帮一点忙,在不断地提出想法,又得到同事协助、让想法实现的情况下,就让自己“被看到了”。
1977年,麻省理工学院的教授托马斯·艾伦研究IBM办公室文化发现,即使两人身在同个办公室中,坐越远沟通频率就越低,座位距离一旦超过30米,沟通的频率趋近于零。如果在同一个空间里工作都如此,更何况是远距离!若你以为科技能够解决这个问题,麻省理工学院的客座科学家本·瓦贝尔会告诉你:效果有限!因为会选择通过科技联络的大部分还是曾经见过面的工作者,这也带出远程工作的另一层隐忧,即所有科技或沟通工具都有的特点——工作者必须主动选择使用。对远程工作者来说,是否要沟通或是用哪种工具沟通比较有效率,就得要靠自己拿捏了。
对内向工作者来说,不一定哪种上班方式比较好,重点是要找到对自己最有效率的工作方法。如果必须进办公室工作,可以想办法创造一点属于自己的时间空间,像是提早到办公室或晚点下班,或是挑角落或靠墙边的办公位置。如果是在家上班,也要时常主动了解新科技的运用,搞懂协作平台与即时通讯软件等,挑选最适合、有效率的方式与外界接触,保持沟通顺畅。
只要找到自己感觉舒服、有效率的工作方式,内向者并不用限制自己的工作选项,非得远程办公或坐办公室不可。虽然,穿睡衣上班真的蛮舒服的。