在会前的准备阶段，要进行的组织准备工作大体上有以下四项。
1.拟定会议主题
会议的主题，即会议的指导思想。会议的形式、内容、任务、议程、期限、出席人员等，都只有在会议的主题确定下来之后，才可以据此一一加以确定。
2.拟发会议通知
会议通知应包括以下六项内容：一是标题，它重点交代会议名称；二是主题与内容，这是对会议宗旨的介绍；三是会期，应明确会议的起止时间；四是报到的时间与地点，特别要交代清楚交通路线；五是会议的出席对象，如对象可选派，则应规定具体条件；六是会议要求，它指的是与会者材料与生活用品的准备以及差旅费和其他费用的问题。
3.起草会议文件
会议所用的各项文件材料，均应于会前准备完成，其中最主要的当数开幕词、闭幕词和主题报告，其他一些重要材料，还应做到与会者人手一份。要安排好与会者的招待工作，对于交通、膳宿、医疗、保卫等方面的具体工作，应精心、妥当地做好准备。要布置好会场，不应使其过大，以免显得空旷无人；也不可使之过小，使场面拥挤不堪。对必用的音响、照明、空调、投影、摄像等设备，事先要认真调试。所需文具、饮料等，亦应预备齐全。
4.排列座次
举行正式会议时，通常应事先排定与会者，尤其是其中重要身份者的具体座次。越是重要的会议，它的座次排定往往就越受到与会各方的关注。对有关会场排座的礼仪规范，因不同会议规模的不同，具体的座次排定方式也存在着一定的差异。
（1）小型会议。小型会议，一般指参加者较少、规模不大的会议。它的主要特征是全体与会者均应排座，不设立专用的主席台。小型会议的排座，目前主要有以下三种具体形式。
一是自由择座。它的基本做法是不排定固定的具体座次，而由全体与会者完全自由地选择座位就座。
二是面门设座。它一般以面对会议室正门之位为会议主席之座，其他的与会者可在其两侧自右而左依次就座。
三是依景设座。所谓依景设座，是指会议主席的具体位置，不必面对会议室正门，而是应当以会议室内的主要景致为背景，如字画、讲台等。其他与会者的排座，则略同于前者。
（2）大型会议。大型会议，一般是指与会者众多、规模较大的会议。它的最大特点是会场上应分设主席台与听众席，前者必须认真排座，后者的座次则可排可不排。
第一，主席台排座。大型会场的主席台，一般应面对会场主入口，在主席台上就座的人，通常应当与在听众席上就座的人呈面对面之势，在主席台就座的每一名成员面前的桌上，均应放置双向的桌签。
主席台排座，具体又可分作主席团排座、主持人席位、发言者席位等三个不同方面的问题。主席团在此是指在主席台上正式就座的全体人员，按照国际惯例，主席团位次的基本排序规则有三：一是前排高于后排；二是中央高于两侧；三是右侧高于左侧。
第二，听众席的座次。听众席的安排主要有两种方法：一是按指定区域统一就座；二是自由就座。
在会议进行阶段，会议的组织准备者要做的主要工作，大体上可分为三项。
一是进行例行服务工作。在会场之外，应安排专人迎送、引导、陪同与会人员，对与会的年老体弱者，还须进行重点照顾，必要时还应为与会者安排一定的文体娱乐活动。在会场之内，则应当对与会者有求必应，尽可能地满足其一切正当要求。
二是精心编写会议简报。举行会期较长的大中型会议，依例应编写会议简报。
三是认真做好会议记录。凡重要会议，不论是全体大会，还是分组讨论，都要进行必要的会议记录。会议组织者应当安排专人负责记录会议内容，会议名称、时间、地点、人员、主持者、会议过程及其主要内容都应记录下来。
在会议结束阶段，一般的组织准备工作主要有以下三项：一是形成可供传达的会议文件；二是处理与会议有关的文件材料；三是为与会者的返程提供方便。