电子邮件正文要简明扼要，行文通顺。
第一，行文简洁、通顺。电子邮件正文应简明扼要地说清事情，如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰地表达，不要出现晦涩难懂的语句。同时，最好也不要让收信人拉滚动条才能看完邮件，邮件内容避免过于啰唆。
第二，注意语气。根据本人与对方的熟悉程度、等级关系，以及邮件是对内还是对外的不同性质，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。多用“请”“谢谢”之类的礼貌用语，以表现出对对方的尊重。
电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训！
第三，善用列表，保证清晰。如果事情复杂，最好用1、2、3、4等数字标示、罗列几个段落进行清晰明确的说明。保持段落的简短性，因为没人有时间去仔细看那些未做分段处理的长篇大论。
第四，确保信息完整。最好一封邮件就能一次性地把相关信息全部说清楚、说准确，不要两分钟之后再发一封什么“补充”或“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
第五，避免拼写错误、错别字。书写正确是对别人的尊重，也是自身认真态度的体现。如果是英文邮件，最好把拼写检查功能打开；中文邮件则要特别注意拼音输入法带来的同音别字。在邮件发送之前，务必仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
第六，合理提示重要信息。用英文大写字母行文是个非常恶劣的习惯，这与对着别人大声吼叫没有什么区别。同时，也尽量不用粗体、斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读。
第七，运用辅助图表。对于很多技术性问题，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图片、表格加以辅助阅读，收件人一定会表扬你的体贴。
第八，慎用缩略语和字符表情。缩略语在电子邮件中无处不在。为了少敲键盘，网络时代的人们发明了各种各样的缩略语（特别是英语），来替代一目了然的全称。但在使用它们的时候，一定要确保双方都能够明白其含义，不能随意“自造”缩略语，或使用晦涩难解的缩略语，导致对方的误解，或把对方搞得一头雾水。
字符表情的使用也应当遵循同样的规则。一定程度上，视觉、听觉提示是成功沟通的关键，但由于电子邮件无法使用视觉或听觉提示，所以人们发明了“字符表情”。它们是一些简单的字符串，穿插于邮件之间，用于表达作者的情绪（或暗示）。它们通常出现在句末，其含义要联系上下文来解释。
电子邮件中可使用的字符表情不仅数量惊人，而且很多含义也模棱两可。所以，在电子邮件中使用字符表情要适可而止，千万不要因一不小心“表错情”而惹火上身。