外交文书种类繁多，而且还在随着国际交往活动的进一步发展而不断增加。广义的常用外交文书有二三十种，包括公约、条约、协定、议定书，外交声明、公报、宣言，照会、备忘录，外交信函、电报，国书、颂词、答词，全权证书、批准书、委托书、领事任命书、领事证书，护照、签证等。狭义的外交文书仅指照会、备忘录、函件三类。
1.照会
照会是形式上最严肃的外交文书，用于交涉国的外交部、大使馆、总领事馆及外交代表（大使、公使、代办等）之间，在外事交涉时表明立场、观点、态度、做法或通知事项等，分为正式照会和普通照会两种。
正式照会一般用第一人称写成，由具有全权代表身份的国家元首、政府首脑、外交部部长、大使、代办等签署发出。它用于正式通知重大事情，如国家之间的承认、建交、断交、复交，国家领导人的变更，大使、领事的更换等；交涉重要问题，如建议缔结或修改条约、召开国际会议、互设领事馆、委托代管本国财产等；隆重的礼仪表示，如庆贺、吊唁，通知外交使节就任、离任、返任等。
普通照会用第三人称写成，加盖发照机关印章而不用签署。它用于外交部及部内的有关单位与驻该国的各国大使馆之间进行外事交涉、行政性通知、交际酬答等，如接受邀请、转送材料、通告丧事、通告假日，批准某协定，提出抗议或警告等。普通照会是一种最常用的外交文书，其庄严性仅次于正式照会。
2.备忘录
备忘录是国家间或外交代表机关之间在外交活动与事务交涉中，经口头通知、谈话、事实叙述之后，为便于对方记忆，避免发生误解，将所谈内容以书面形式送交对方的一种外交文书，其郑重性次于照会，主要用于叙述事实或陈述与补充本方的观点、意见或驳复对方；或举行会谈时记录下本方提出的观点；或以一种客气的催询方式提醒某件事等。备忘录一般不加标题，开头直叙事实，头尾均不加客套语，文尾不加签署与盖章。递送方式分当场面交、会谈后送交、作照会的附件三种。会谈后送交的多附简短的说明信。
3.外交函件
外交函件是国家领导人、外交代表之间进行外事交涉的来往信函，用于交流双方的观点、意见，协商与联系解决问题。根据通信者双方的身份及通信内容的重要程度，分正式函件和便函。正式函件用于国家领导人、外交部部长、大使、代办等有全权代表身份者交涉重要事项，如邀请、应邀、致谢、建议、表态、吊唁、慰问等，是庄重的外交信件，一般机密性较高，文首写明国名或首都名、受函者职衔、姓名、尊称，文尾写致敬语、发函者职衔、亲笔署名、发函年月日与地点，以示郑重。便函用于事务性内容，如一般的祝贺、吊唁、馈赠、邀请进餐或观看演出、借还物品等，格式比较随便。外交函件有时也用于国家机关、团体、企事业单位和地方政府领导人致他国相应机构和人士交涉事务。
4.外交电报
外交电报是一国的领导人、外交机关及其派出机构或代表发给他国或国际组织和代表的公务电报。是一种常用的快速通信的外交文书，其内容与用法同外交函件相似，有邀请电、贺电、唁电、慰问电、感谢电等，电文简短，文字精练。按发电者形式可分为单发与联发两种：单发电报系由单一组织或个人名义拍发的电报；联发电报系由两个或两个以上组织或多人名义联名发出的电报。按内容及保密要求可分为密电和明电。传递方式有通过电讯信号传输文字内容的电报，有直接传送文件、图表和照片的传真电报。
5.国书
国书是一国派遣或召回大使、公使时，由国家元首致接使国元首的正式文书，由派使国的元首签署、外交部部长副署，按其内容分为派遣国书和召回国书。派遣国书又称就任国书，是派遣使节赴他国执行外交任务的信任状和介绍信，其正文主要包括所派使节的姓名、官职与特别头衔，派遣使命，对其忠实可靠与工作才能的赞赏，希望接使国给予信任和工作上的支持与帮助等。派遣国书一式两份，副本开封，于使节抵达驻在国后，呈送驻在国外交部部长；正本密封，于觐见驻在国元首时当面递交。驻在国元首接受国书时，一般均举行隆重的仪式，除此之外，在许多国家的仪式上，派遣大使和接使国元首还会同时分别致颂词与答词。召回国书又称辞任国书，用于派遣使节任届期满或由于其他原因需召回时，向驻在国元首说明缘由。一般由使节在辞别时面交，如该使节业已提前返国，则由继任使节连同其就任国书一并递交。有时也将派遣后任与召回前任使节的内容合并为一份国书。
6.颂词
颂词是派遣国大使向接使国元首及政府所致的友好祝愿文书，主要内容为表述自己被任命为大使的心情，转达派遣国元首及其他领导人对驻在国元首及其他领导人、政府和人民的问候，赞颂与评价两国的关系，赞颂驻在国所取得的成就，表示自己将努力完成所负使命的愿望，并希望驻在国予以协助和支持等。颂词的正本由派遣国大使于递交国书时当面对驻在国元首诵读后递交；颂词副本于抵达驻在国后，连同国书副本一起呈送给驻在国外交部部长。
7.答词
答词是接使国元首对派遣国大使所致颂词的回答文书，内容主要是表示接受和欢迎派遣国大使，感谢派遣国元首及其他领导人的问候，对国际形势及所关心的问题的评论，对两国关系的评价与颂扬，赞颂派遣国的成就及表示愿意协助和支持派遣国大使的工作等。答词由接使国元首诵读后面交派遣国大使。纵览近代的外交实践，外交礼仪与外交文书一直在不断改革，有些国家已经免去互致颂词、答词，采取较简便自由的觐见谈话方式。
8.外交声明
外交声明是以国家、政府、政党、团体或其领导人名义，就某个或某些问题和事件表明立场、观点、态度或主张的外交文书，用于在报刊上公开发表，或向对方宣读后交给对方，按内容和作者可分为单发声明和联发声明。单发声明是以一个国家、政府、政党、团体及外交机关、新闻单位或其领导人名义发表的，性质庄严、郑重，在国际上特别重视和慎重使用，其中尤以以国家政府名义发表的声明为重，因为这实际上是国家的一种庄严宣言；以外交部名义发表的声明，根据需要可加些事实材料作为其附件；新闻单位奉命发表的声明，既是一种新闻消息的发布，又是代表政府对某些问题所做的表态；以国家的一定单位（如外交部新闻司）或个人（如外交部发言人）用发表谈话的形式发表的声明，一般语调较客气，涉及的问题较具体，其郑重性次于新闻单位奉命发表的声明。联发声明又叫联合声明、共同声明，是由两个以上国家、政府、政党、团体或其领导人联名发表的，其中由两国、两党或团体发表的，具有共同的宣言性质，或具有双方共同承担某些权利、义务的条约性质。由两国领导人共同发表的，一般是在一方访问另一方时经协商、谈判之后，就某些问题发表的共同立场、观点，或就某些问题表明共同承担的权利与义务。会议声明多属政治性宣言，意在表达到会各国对某些问题的共同意愿、态度、主张或应共同遵守的原则等。
9.外交公报
外交公报是国家、政府、政党、团体向国内外公布重大事件或重要会议情况与决议的正式报道，分为单发公报和联发公报。单发公报主要用于以一国或其政府的名义，正式向外报道关于国家领导人出访、来访的消息等；联发公报通常称为联合公报，是两个或两个以上国家、政府、政党、团体所共同发表的，关于国际重大问题、事件的会谈进展情况、经过、达成的协议的正式文件，用以表明双方或多方的共同看法，或作为对会议情况的正式报道，或作为经过谈判达成的具有承担一定权利与义务的协议文书。其中政治性、新闻报道性的联合公报报道的对国际重大问题的讨论情况，多无实质性内容，属于对礼节性友好往来的正式报道，它不需要双方代表签署，仅由双方议定文稿，在各自首都的重要报刊上发表。条约性联合公报反映双方或多方对共同关心的事件经过谈判达成的协议，规定各方承担的权利与义务等，须经各自全权代表签署，以昭信守。另外还有建交、复交的联合公报等。
10.条约
条约是国家或政府之间缔结的据以确定其相互权利和义务的协议文书，多用于关于重大的政治、经济、军事、法律等问题的协议，有双边的，也有多边的。狭义的条约仅指以条约命名的协议，如同盟条约、友好条约、和平条约、互不侵犯条约等；而广义的条约是指不论以何种名称或形式缔结的协议，如条约、公约、协定、联合宣言、联合公报、联合声明、议定书、会谈纪要、换文、合同等。条约、公约等属于国际法律文件，是最重要的外交文书，其缔结和生效的法律程序很严格，须由国家宪法规定的机关批准。一般由缔约国各方派代表经正式谈判达成原则协议后，共同拟定条文，并经缔约方国家元首批准，再按商定日期和地点举行换文仪式，交换批准书。通常规定双方缔结的条约，自互换批准书之日起开始生效。条约或公约签订后，在其有效期内对各缔约国均具有约束力。
协定用于缔结意义不十分重大或短期性的协议，其应用较广泛，如贸易协定、海运协定等。议定书通常用于某些具体问题的协议，或用于对已经缔结的条约进行解释、补充、修改或延长其有效期等。协定和议定书的有效期较短，缔结手续也比较简单。
换文指双方用互换照会的形式对达成协议的内容予以确认，有时文书是条约、协定等的附件。
合同用于两国的企业、单位之间有关某项具体业务问题的协议，如驻外使领馆购置或租用房屋、地产时使用的合同。
11.全权证书
全权证书是国家元首或政府首脑授予其代表，以全权谈判并签订条约或出席国际会议的证明文书。按照国际惯例，除国家元首、政府首脑、外交部部长外，其他官员和代表在谈判并签订条约或出席国际会议时，均应具备全权证书。其内容主要写明授权者、被授权者的职务、姓名，委派其行使的权力与执行的任务等。全权证书一般由国家元首或政府首脑签署和颁发。由国家领导人、政府有关部门及其负责人，授权其代表同他国磋商、谈判与签订一般性协议的证明书，称为授权证书。各国颁发授权证书的做法不同，国际上无统一规定。
12.领事任命书
领事任命书是一国政府颁发给其总领事、领事前往驻在国政府赴任的任命状，也是领事行使其职权的合法身份依据和凭证。内容主要写明被任命者的职务、姓名、任务、赴任地点，以及希望接领国承认，给予其应享受的优遇和权利，对其工作给予协助和支持等。
13.领事证书
领事证书是一国政府承认外国派驻本国的领事官，并确认其在领事区域内执行领事职务的证件，由接领国外交部颁发。
14.护照、签证
护照是发给本国出国人员的身份证明文件，由外交部制发。按出国人员的具体情况，一般可分为4种：外交护照，发给有外交官身份和适于外交部规定的政府官员。公务护照，发给无外交官身份的因公外出的政府官员。普通护照，发给出国探亲、求学、观光等的一般公民。团体护照，发给出国代表团集体。签证是出国和归国人员所持的准许入境、过境和出境的证明文件，由目的国驻本国大使馆或其所属机构发给本国申请出国人员赴该国的入境或过境的签证，和目的国外交部或其所属机构发给本国人员自该国出境的签证。按出国人员情况，签证也分外交签证、公务签证、普通签证等。