【任务描述】
自从赵翔对配送中心的信息管理工作提出了很好的建议之后，王总对他非常赏识，于是，王总又交给他一项任务，对公司现有的一些信息技术装备进行调研分析，看看有没有需要改进或者新增加的信息技术装备，如果有的话，分析一下其可行性，并将结果汇报给王总以供参考并作出决策。
【任务分析】
接到总经理的这项任务，赵翔认为首先要对目前常用的物流信息技术有一个很全面的了解，了解每一种信息技术的基本概念、特征以及使用后给企业带来的优势，然后对本公司使用的信息技术进行调查研究，看有没有设备或技术老化需要更新的，或者有没有需要新增的技术和设备来提高工作效率的，再对比购进安装使用相应设备需要的成本来分析其可行性，最后把相应的分析结果汇报给王总。于是赵翔又开始着手查阅物流信息技术方面的相关资料。
【相关知识】
7.2.1 物流信息技术的概念
物流信息技术（Logistics Information Technology）是指运用于物流各环节中的信息技术。根据物流的功能以及特点，物流信息技术包括如计算机技术、网络技术、信息分类编码技术、条码技术、射频识别技术、电子数据交换技术、全球定位系统（GPS）、地理信息系统（GIS）等。
物流信息技术是物流现代化的重要标志，也是物流技术中发展最快的领域，从数据采集的条形码系统，到办公自动化系统中的微机、互联网，各种终端设备等硬件以及计算机软件都在日新月异地发展。同时，随着物流信息技术的不断发展，产生了一系列新的物流理念和新的物流经营方式，推进了物流的变革。在供应链管理方面，物流信息技术的发展也改变了企业应用供应链管理获得竞争优势的方式，成功的企业通过应用信息技术来支持它的经营战略并选择它的经营业务。通过利用信息技术来提高供应链活动的效率性，增强整个供应链的经营决策能力。
7.2.2 物流信息技术的种类
1.自动识别技术
自动识别技术就是应用一定的识别装置，通过被识别物品和识别装置之间的接近活动，自动地获取被识别物品的相关信息，并提供给后台的计算机处理系统来完成相关后续处理的一种技术。例如：条码识别技术、射频识别技术、光学字符识别技术、磁卡及智能卡识别技术、生物识别技术、语音识别与视觉识别技术等都属于自动识别技术。 下面主要介绍在物流领域应用最广泛的两种自动识别技术，即条码识别技术和射频识别技术。
（1）条码识别技术
条码技术是在计算机的应用实践中产生和发展起来的一种自动识别技术。为我们提供了一种对物流中的货物进行标识和描述的方法。
条码是实现POS系统、EDI、电子商务、供应链管理的技术基础，是物流管理现代化、提高企业管理水平和竞争能力的重要技术手段。
1）条码的概念
我国国家标准GB/T12905—2001《条码术语》中定义：条码（Bar code）是“由一组规则排列的条、空及其对应字符组成的标记，用以表示一定的信息”。
“条”指对光线反射率较低的部分（一般表现为黑色），“空”指对光线反射率较高的部分（一般表现为白色）。这些条和空组成的标记，能够被特定的设备（如光电扫描器等）识读，以标识物品的各种信息，如名称、单价、规格等。如果某个这种条码的条或空标记模糊或被磨损，则条码上的对应字符可供人直接识读或通过键盘向计算机输入数据使用。
2）条码的种类
①一维条码
一维条码（线形条码）这种条码是由一个接一个的“条”和“空”排列组成的，条码信息靠条和空的不同宽度和位置来传递，信息量的大小是由条码的宽度和印刷的精度来决定的，条码越宽，包容的条和空越多，信息量越大；条码印刷的精度越高，单位长度内可以容纳的条和空越多，传递的信息量也就越大。这种条码技术只能在一个方向上通过“条”与“空”的排列组合来存储信息，所以叫它“一维条码”。
Ⅰ一维条码的构成
一个完整的条码符号一般由以下部分组成：两侧空白区（也称静区）、起始符、数据符（对于EAN码，则含中间分隔符）、校验符（可选）、终止符以及供人识别符。其排列方式如图7-1所示。
图7-1 条码的结构
ⅰ空白区（静区）：条码起始符、终止符两端外侧与空的反射率相同的限定区域，是没有任何符号的白色区域，它提示条码阅读器准备扫描。当两个条码相距较近时，静区有助于对他们加以区分，静区的宽度通常应不小于6mm。
ⅱ起始符：位于条码起始位置的若干条与空，标志一个条码的开始。阅读器确认此字符存在后开始处理扫描脉冲。
ⅲ数据符：位于起始符后面的字符，它包含条码所表达的特定信息。其结构异于起始符，可允许进行双向扫描。
ⅳ校验符：表示校验码的字符。校验码代表一种算术运算结果。阅读器在对条码进行解码时，对读入的各字符进行规定的运算，如运算结果与校验码相同，则规定此次阅读有效，否则不予读入。
ⅴ终止符：条码的最后一位字符，标志一个条码符号的结束，阅读器确认此字符后停止处理。
ⅵ供人识别符：位于条码字符的下方，是与相应的条码字符相对应的，用于供人识别的字符。
Ⅱ一维条码的种类
一维条码按照不同的分类方法，不同的编码规则可以分成许多种，现在已知的世界上正在使用的条码就有250 种之多。下面简要介绍世界上使用比较广泛的几种条码。
ⅰEAN条码
EAN码是国际物品编码协会（International Article Numbering Association）在全球推广应用的商品条码，是定长的纯数字型条码，它表示的字符集为数字0～9。在实际应用中，EAN码有两种版本，标准版和缩短版。标准版是由13位数字组成，称为EAN-13码或长码；缩短版EAN码是由8位数字组成，称为EAN-8码或者短码。
EAN-13码由13位数字组成。根据EAN 规范，这13位数字分别赋予了不同的含义。前三位叫前缀码，表示条码所属的国家或地区，我们国家大陆所使用的前缀码是690～695，目前已经分配到了694，695还没有开始分配，香港地区使用489，澳门地区使用958，台湾使用471。包含前缀码在内的前若干位叫厂商识别码，具体位数由条码使用国家自己规定，我们国家规定的是前7～8位，690、691开头的是前7位，692～694开头的是前8位。厂商识别码之后直到第12位的部分叫商品项目代码，表示企业自己不同的产品。最后一位叫校验码，用来检查扫描到的数字是不是有错误，校验码是根据条码字符的数值按一定的数学算法计算得出的。
EAN-8码是EAN-13码的压缩版，由8位数字组成，用于包装面积较小的商品上。与EAN-13码相比，EAN-8码没有制造厂商代码，仅有前缀码、商品项目代码和校验码。在中国，凡需使用EAN-8码的商品生产厂家，需将本企业欲使用EAN-8码的商品目录及其外包装（或设计稿）报至中国物品编码中心或其分支机构，由中国物品编码中心统一赋码。
ⅱUPC条码
UPC码是美国统一代码委员会UCC制定的商品条码，它是世界上最早出现并投入应用的商品条码，在北美地区得以广泛应用。UPC码在技术上与EAN码完全一致，它的编码方法也是模块组合法，也是定长、纯数字型条码。UPC码有5种版本，常用的商品条码版本为UPC-A码和UPC-E码。UPC-A码是标准的UPC通用商品条码版本，UPC-E码为UPC-A的压缩版。
UPC-A码供人识读的数字代码只有12位，它的代码结构由厂商识别代码（6位）（包括系统字符1位）、商品项目代码（5位）、和校验码（1位）共三部分组成。UPC-A码的代码结构中没有前缀码，它的系统字符为一位数字，用以标识商品类别。带有规则包装的商品，其系统字符一般为“0，6或7”。
UPC-E码是UPC-A码的缩短版，是UPC-A码系统字符为0时，通过一定规则销0压缩而得到的。
Ⅲ一维条码的缺点
一维条码的主要缺点有：信息密度较低，信息容量较小；没有错误纠正能力，只能通过校验字符进行错误校验；保密防伪性较差；使用可靠性差，受外界损伤后会毁损信息；只能完成对物品的表示，而无法对物品本身进行描述；必须依赖数据库的存在；表示汉字信息困难。
②二维条码
为了提高一定面积上的条码信息密度和信息量，又发展了一种新的条码编码形式，二维条码。
目前二维条码主要有PDF417码、Code49码、Code16K码、Data Matrix码、MaxiCode码等，主要分为堆积或层排式和棋盘或矩阵式两大类。二维条码作为一种新的信息存储和传递技术，从诞生之时就受到了国际社会的广泛关注。现在已经应用在国防、公共安全、交通运输、医疗保健、工业、商业、金融、海关及政府管理等多个领域。
二维条码依靠其庞大的信息携带量，能够把过去使用一维条码时存储于后台数据库中的信息全包含进去，可以直接通过阅读条码得到相应的信息，并且还有错误修正及防伪功能，增加了数据的安全性。
二维条码可把照片、指纹编制于其中，有效解决了证件的机读和防伪问题。因此，可广泛应用于护照、身份证、行车证、军人证、健康证、保险卡等。
3）条形码扫描阅读原理
条形码的阅读与识别涉及光学、电子学、数据处理等多学科技术，就阅读条码信息而言，一般都要经过以下几个环节。第一点，要求建立一个光学系统，该光学系统能够产生一个光点，该光点能够在自动或手工控制下在条形码信息上沿某一轨迹作直线运动，同时，要求该光点直径与待扫描条码中最窄条符的宽度基本相同。第二点，要求一个接收系统能够采集到光点运动时打在条码条符上反射回来的反射光，光点打在着色条符上的反射光弱，而光点打在白色条符及左右空白区的反射光强，通过对接收到反射光的强弱及延续时间的测定，就可以分辨出扫描到的是着色条符还是白色条符以及条符的宽窄。第三点，要求一个电子电路将接收到的光信号不失真地转换成电脉冲。第四点，要求建立某种算法，并利用这一算法对已经获取的电脉冲信号进行译解，从而得到所需信息。
4）条形码扫描器工作方式及性能分析
①光笔条形码扫描器。光笔条码扫描器是一种轻便的条形码读入装置。在光笔内部有扫描光束发生器及反射光接收器。目前，市场上出售的这类扫描器有很多种，它们主要在发光的波长、光学系统结构、电子电路结构、分辨率、操作方式等方面存在不同。光笔类条形码扫描器不论采用何种工作方式，从使用上都存在一个共同点，即阅读条形码信息时，要求扫描器与待识读的条码接触或离开一个极短的距离（一般仅0.2～1mm左右）。
②手持式枪型条形码扫描器。手持式枪型条形码扫描器内一般都装有控制扫描光束的自动扫描装置。阅读条形码时不需与条码符号接触，因此，对条形码标签没有损伤。扫描头与条形码标签的距离短的在0～20mm范围内，而长的可达到500mm左右。枪型条形码扫描器具有扫描光点匀速扫描的优点，因此，阅读效果比光笔扫描器要好。扫描速度快，每秒可对同一标签的内容扫描几十次至上百次。
③台式条形码自动扫描器。台式条形码自动扫描器适合于不便使用手持式扫描方式阅读条形码信息的场合。如果工作环境不允许操作者一只手处理标附有条形码信息的物体，而另一只手操纵手持条形码扫描器进行操作，就可以选用台式条形码扫描器自动扫描。这种扫描器也可以安装在生产流水线传送带旁的某一固定位置，等待标附有条形码标签的待测物体以平稳、缓慢的速度进入扫描范围，对自动化生产流水线进行控制。
④激光自动扫描器。激光自动扫描器的最大优点是扫描光照强，可以远距离扫描且扫描景深长。而且激光扫描器的扫描速度高，有的产品扫描速度可以达到1200次/秒，这种扫描器可以在百分之一秒时间内对某一条形码标签扫描阅读多次，而且可以做到每一次扫描不重复上一次扫描的轨迹。扫描器内部光学系统可以单束光转变成十字光或米字光，从而保证被测条形码从各个不同角度进入扫描范围时都可以被识读。
⑤卡式条形码阅读器。卡式条形码阅读器可以用于医院病案管理、身份验证、考勤和生产管理等领域。这种阅读器内部的机械结构能保证标有条形代码的卡式证件或文件在插入滑槽后自动沿轨道做直线运动，在卡片前进过程中，扫描光点将条形码信息读入。卡式条形码阅读器一般都具有与计算机传送数据的能力，同时具有声光提示以证明识别正确与否。
⑥便携式条形码阅读器。便携式条形码阅读器一般配接光笔式或轻便的枪型条形码扫描器，有的也配接激光扫描器。便携式条形码阅读器本身就是一台专用计算机，有的甚至就是一台通用微型计算机。这种阅读器本身具有对条形码信号的译解能力。条形码译解后，可直接存入机器内存或机内磁带存储器的磁带中。阅读器具有与计算机主机通信的能力。通常，它本身带有显示屏、键盘、条形码识别结果声响指示及用户编程功能。使用时，这种阅读器可以与计算机主机分别安装在两个地点，通过线路连成网络，也可以脱机使用，利用电池供电。这种设备特别适用于流动性数据采集环境。收集到的数据可以定时送到主机内存储。有些场合，标有条形码信息或代号的载体体积大，比较笨重，不适合搬运到同一数据采集中心处理，这种情况下，使用便携式条码阅读处理器十分方便。
5）条码技术在物流中的应用
作为物流管理的工具，条码的应用主要集中在以下环节：
①生产管理中的条码应用
生产作业现场会产生大量实时的有用数据，这些生产数据将对企业的快速决策起重要作用。在这种情况下，条形码软件在生产上的应用就应运而生，条码生产管理系统强调对生产作业现场的管理，应用条码技术实现对生产作业过程中产生的大量的实时数据的自动化快速收集，并对实时事件及时处理。同时又与计划层（ERP/MRP）保持双向通信能力，从计划层接收相应数据并反馈处理结果和生产指令。生产管理条码解决方案有效解决制造企业在对生产现场作业管理的难题，使企业更轻松地管理生产数据，实现对生产控制、产品质量追溯、以及后续的库存及销售追踪的有效管理。
②库存管理中的条码应用
条码技术在库存管理上的运用是将无线网络技术和条码自动识别技术嵌入到企业产成品库存管理中去。在每个流程点中，将人工操作完全电子化地在手持终端中实现，从而提高人工的效率，确保在库存管理、运输过程的统一性和准确性。条码技术在库存管理应用中的运用能使物料出入库、物品存放地点等信息传递烦琐、滞后，导致库存量上升、发货日期无法保证难以估计、决策依据不准等一系列问题得到更好地解决。利用条码技术，对仓库进行基本的进、销、存管理，有效地降低成本，形成质量检验报告，与采购订单挂钩建立对供应商的评价体系。
③配送管理中的条码应用
在现代化配送中心的管理中，条码已被广泛应用。在所用到的条码中，除了商品的条码外，还有货位条码、装卸台条码、运输车条码等；配送中心的业务处理中的收货、摆货、仓储、配货、补货等。条码应用几乎出现在整个配送中心作业流程中的所有环节。条码同样可用来做配送中心配货分析。通过统计分店要货情况，可按不同的时间段，合理分配商品库存数量，合理分配货品摆放空间，减少库存占用，更好地管理商品。由于条码和计算机的应用，大大提高了信息的传递速度和数据的准确性，从而可以做到实时物流跟踪，实现仓库的进货、发货、运输中的装卸自动化管理，整个配送中心的运营状况、商品的库存量也会通过计算机及时反映到管理层和决策层。这样就可以进行有效的库存控制，缩短商品的流转周期，将库存量降到最低。
（2）射频识别技术（Radio Frequency Identification ，RFID）
1）RFID的概念和技术简介
射频识别技术是20世纪90年代开始兴起的一种自动识别技术。射频识别技术的基本原理是电磁理论，即利用无线电波对记录媒体进行读写。
射频系统的优点是不局限于视线，识别距离比光学系统远，射频识别卡可具有读写能力，可携带大量数据、难以伪造和智能性较高等。射频识别和条码一样是非接触式识别技术，由于无线电波能“扫描”数据，所以RFID挂牌可做成隐形的，有些RFID识别产品的识别距离可以达到数百米，RFID标签可做成可读写的。
射频标签最大的优点就在于非接触，因此完成识别工作时无须人工干预，适于实现自动化且不易损坏，可识别高速运动物体并可同时识别多个射频标签，操作快捷方便。射频标签不怕油渍、灰尘污染等恶劣的环境，短距离的射频标签可以在这样的环境中替代条码，例如用在工厂的流水线上跟踪物体。长距离的产品多用于交通上，可达几十米，如自动收费或识别车辆身份。
2）RFID技术在物流领域的应用
RFID在物流诸多环节上发挥了重大的作用，其主要的一些应用如下：
①零售环节
RFID可以改进零售商的库存管理，实现适时补货，有效跟踪运输与库存，提高效率，减少出错。同时，智能标签能够对某些具有时效性商品的有效期限进行监控；商店还能利用RFID系统在付款台实现自动扫描和计费，取代人工收款方式。在未来的数年中，RFID标签将大量用于供应链终端的销售环节，特别是在超市中，RFID标签免除了跟踪过程中的人工干预，并能够生成100%准确的业务数据，因而具有巨大的吸引力。目前，世界零售巨头沃尔玛已经淘汰条形码，全面采用RFID技术，从而进一步提高零售环节的效率。
②存储环节
在仓库里，射频技术最广泛的使用是存取货物与库存点，它能用来实现自动化的存货和取货等操作。在整个仓库管理中，通过将供应链计划系统制订的收货计划、取货计划、装运计划等与射频识别技术相结合，能够高效地完成各种业务操作，如指定堆放区域、上架，取货与补货等。这样，增强了作业的准确性和快捷性，提高了服务质量，降低了成本，节省劳动力（8%～35%）和库存空间，同时减少了整个物流中由于商品误置、送错、偷窃、损害。以及库存、出货错误等造成的损耗。RFID技术的另一项好处就是在库存盘点时减少人力。RFID的设计就是要让商品的登记自动化，盘点时不需要人工的检查或扫描条码，更加快速准确并且减少了损耗。RFID解决方案可提供有关库存情况的准确信息，管理人员可由此快速识别并纠正低效率运作情况，从而实现快速供货并最大限度地减少储存成本。
③运输环节
在运输管理中，在途运输的货物和车辆是通过将RFID标签贴在集装箱和装备上通过射频识别来完成对其跟踪控制。RFID接收转发装置通常安装在运输线的一些检查点上（如门柱上、桥墩旁等），以及仓库、车站、码头、机场等关键地点。接收装置收到RFID标签信息后，连同接收地的位置信息上传至通信卫星，再由卫星传送给运输调度中心，送入数据库中。
④配送分销环节
在配送环节，采用射频技术能大大加快配送的速度和提高拣选与分发过程的效率与准确率，并能减少人工、降低配送成本。
2.销售时点系统（POS）
（1）销售时点系统的概念
销售时点系统（Point Of Sale，POS）是指利用光学式自动读取设备，按照商品的最小类别读取实时销售信息以及采购、配送等阶段发生的各种信息，并通过通信网络和计算机系统传送至有关部门进行分析加工处理和传送，便于各部门可以根据各自的目的有效地有效利用上述信息以提高经营效率的系统。该系统在销售的同时，采集每一种商品的销售信息并传送给计算机，计算机通过对销售、库存、进货和配送等信息的处理和加工，为企业进、销、存提供决策依据。
（2）销售时点系统的运行步骤
1）零售商销售商品都贴有表示该商品信息的条形码标签。
2）顾客购买商品结账时，收银员使用扫描读数仪自动读取商品条形码标签上的信息，通过店铺内的微型计算机确认商品的单价，计算顾客购买总金额等，同时返回给收银机，打印出顾客购买清单和付款总金额。
3）各个店铺的销售时点信息通过VAN传送给总部或物流中心。
4）总部，物流中心和店铺利用销售时点信息来进行库存调整、配送管理、商品订货等作业。通过对销售时点信息进行加工分析来掌握消费者购买动向，找出畅销商品和滞销商品，进行商品品种配置、商品陈列、价格设置等方面的作业。
5）在零售商与供应链的上游企业（批发商、生产厂家、物流业者等）结成战略联盟的条件下，零售商利用VAN以在线的方式把销售时点信息传送给上游企业。上游企业可以利用销售现场的最及时准确的销售信息制订经营计划、进行决策。
（3）销售时点系统的应用
1）单品管理、职工管理和顾客管理
零售业的单品管理是指对店铺陈列展示销售的商品以单个商品为单位进行销售跟踪和管理的方法。由于POS信息及时准确地反应了单个商品的销售信息，因此POS系统的应用使高效率的单品管理成为可能。
职工管理是指通过POS终端机上的记时器的记录，依据每个职工的出勤状况，销售状况（以月、周、日甚至时间段为单位）进行考核管理。
顾客管理是指在顾客购买商品结账时，通过收银机自动读取零售商发行的顾客ID卡或顾客信用卡来把握每个顾客的购买品种和购买额，从而对顾客进行分类管理。
2）自动读取销售时点的信息
在顾客购买商品结账时，POS系统通过扫描读数仪自动读取商品条形码标签或OCR标签上的信息，在销售商品的同时获得实时（Real Time）的销售信息是POS系统的最大特征。
3）信息的集中管理
在各个POS终端获得的销售时点信息以在线联结方式汇总到企业总部，与其他部门发送的有关信息一起由总部的信息系统加以集中并进行分析加工，如把握畅销商品和滞销商品以及新商品的销售倾向，对商品的销售量和销售价格、销售量和销售时间之间的相关关系进行分析，对商品店铺陈列方式、促销方法、促销期间、竞争商品的影响进行相关分析等。
4）连接供应链的有力工具
供应链参与各方合作的主要领域之一是信息共享，而销售时点信息是企业经营中最重要的信息之一，通过它能及时把握顾客的需要信息，供应链的参与各方可以利用销售时点信息并结合其他的信息来制定企业的经营计划和市场营销计划。目前，领先的零售商正在与制造商共同开发一个整合的物流系统CFAR（整合预测和库存补充系统，Collaboration Forecast and Replenishment ），该系统不仅分享POS信息，而且一起联合进行市场预测，分享预测信息。
3.电子数据交换系统（EDI）
（1）EDI的概念
EDI是英文Electronic Data Interchange的缩写，中文可译为“电子数据交换”。EDI商务是指将商业或行政事务按一个公认的标准，形成结构化的事务处理或文档数据格式，从计算机到计算机的电子传输方法。简单地说，EDI就是按照商定的协议，将商业文件标准化和格式化，并通过计算机网络，在贸易伙伴的计算机网络系统之间进行数据交换和自动处理。构成EDI系统的三个要素是EDI软硬件、通信网络以及数据标准化。
（2）EDI的特点
1）EDI是用电子方法传递信息和处理数据的。
EDI一方面用电子传输的方式取代了以往纸单证的邮寄和递送，从而提高了传输效率；另一方面通过计算机处理数据取代人工处理数据，从而减少了差错和延误。
2）EDI是采用统一标准编制数据信息的。
这是EDI与电传、传真等其他传递方式的重要区别，电传、传真等并没有统一格式标准，而EDI必须有统一的标准方能运作。
3）EDI是计算机应用程序之间的连接。
一般的电子通信手段是人与人之间的信息传递，传输的内容即使不完整、格式即使不规范，也能被人所理解。这些通信手段仅仅是人与人之间的信息传递工具，不能处理和返回信息。EDI实现的是计算机应用程序与计算机应用程序之间的信息传递与交换。由于计算机只能按照给定的程序识别和接受信息，所以电子单证必须符合标准格式并且内容完整准确。在电子单证符合标准且内容完整的情况下，EDI系统不但能识别、接受、存储信息，还能对单证数据信息进行处理，自动制作新的电子单据并传输到有关部门。在有关部门就自己发出的电子单证进行查询时，计算机还可以反馈有关信息的处理结果和进展状况。在收到一些重要电子邮件时，计算机还可以按程序自动产生电子收据并传回对方。
4）EDI系统采用加密防伪手段。
EDI系统有相应的保密措施，EDI传输信息的保密通常是采用密码系统，各用户掌握自己的密码，可打开自己的“邮箱”取出信息，外人却不能打开这个“邮箱”，有关部门和企业发给自己的电子信息均自动进入自己的“邮箱”。一些重要信息在传递时还要加密，即把信息转换成他人无法识别的代码，接收方计算机按特定程序译码后还原成可识别信息。为防止有些信息在传递过程中被篡改，或防止有人传递假信息，还可以使用证实手段，即将普通信息与转变成代码的信息同时传递给接收方，接收方把代码翻译成普通信息进行比较，如二者完全一致，可知信息未被篡改，也不是伪造的信息。
（3）EDI的通信流程
EDI的通信流程主要是通过以下操作来进行。
1）EDI文件的生成
通过应用系统将用户的应用文件如单证、票据或数据库中的数据等，转化为一种标准的中间文件，就是所谓的EDI电子单证，或称为电子票据。它可直接阅读、显示和打印输出，是EDI用户之间进行贸易和业务往来的依据。EDI标准格式文件是一种只有计算机才能阅读的文件，按照前面所提到的EDI标准的要求，将平面单证文件中的目录项加上特定的标志信息，生成一种包括控制符、代码和单证信息在内的代码文件。
2）EDI文件的传送
已经转换为EDI标准格式的文件进入通信网络的途径是这样的：用户通过通信网络，接入EDI信箱系统，将EDI电子单证投递到对方的信箱中。EDI信箱系统则自动完成投递和转接，并按照其共同遵守的通信协议的要求，为电子单证加上信封、信头、信尾、投送地址、要求及其他辅助信息。
3）EDI文件的接收和处理
接收和处理EDI文件时，接收用户首先要接入EDI信箱系统，打开自己的信箱，将来函接收到自己一方，经格式校验、翻译、还原成应用文件，最后才能对应用文件进行编辑、处理和回复。EDI系统在实际操作过程中，是靠调用其为用户提供的不同功能的应用软件包来完成上述各项功能和实现局部处理过程的。
（4）EDI的应用
一个传统企业简单的购货贸易过程：买方向卖方提出订单。卖方得到订单后，就进行它内部的纸张文字票据处理，准备发货。纸张票据中包括发货票等。买方在收到货和发货票之后，开出支票，寄给卖方。卖方持支票至银行兑现。银行再开出一个票据，确认这笔款项的汇兑。
而一个生产企业的EDI系统，就是要把上述买卖双方在贸易处理过程中的所有纸面单证由EDI通信网来传送，并由计算机自动完成全部（或大部分）处理过程。具体为：企业收到一份EDI订单，则系统自动处理该订单，检查订单是否符合要求；然后通知企业内部管理系统安排生产；向零配件供销商订购零配件等；有关部门申请进出口许可证；通知银行并给订货方开出EDI发票；向保险公司申请保险单等。从而使整个商贸活动过程在最短时间内准确地完成。一个真正的EDI系统是将订单、发货、报关、商检和银行结算合成一体，从而大大加速了贸易的全过程。因此，EDI对企业文化、业务流程和组织机构的影响是巨大的。
（5）EDI在物流业中的应用
1）EDI在生产企业的应用
相对于物流公司而言，生产企业与其交易伙伴间的商业行为大致可分为接单、出货、催款及收款作业，其间往来的单据包括采购进货单、出货单、催款对账单及付款凭证等。
①生产企业引入EDI是为数据传输时，可选择低成本的方式引入采购进货单，接收客户传来的EDI订购单报文，将其转换成企业内部的订单形式。
②如果生产企业应用EDI的目的是为改善作业，可以同客户合作，依次引入采购进货单、出货单及催款对账单，并与企业内部的信息系统集成，逐渐改善接单、出货、对账及收款作业。
2）EDI在批发商中的应用
批发商因其交易特性，其相关业务包括向客户提供产品以及向厂商采购商品。
①批发商如果是为了数据传输而引入EDI，可选择低成本方式。
②批发商若为改善作业流程而引入EDI，可逐步引入各项单证，并与企业内部信息系统集成，改善接单、出货、催款的作业流程，或改善订购、验收、对账、付款的作业流程。
3）EDI在系统运输业务中的应用
运输企业以其强大的运输工具和遍布各地的营业点在流通业中扮演了重要的角色。
①运输企业若为数据传输而引入EDI，可选择低成本方式。先引入托运单，接收托运人传来的EDI托运单报文，将其转换成企业内部的托运单格式。
②运输企业若引入EDI是为改善作业流程，可逐步引入各项单证，且与企业内部信息系统集成。进一步改善托运、收货、送货、回报、对账、收款等作业流程。